Comment rénover des bureaux ?
Cet article a été rédigé pour les professionnels qui souhaitent :
Rénover des bureaux
Réaménager un lieu pour créer un espace de travail
Créer un coworking
Investir dans la création d’un espace de travail
Si vous ne trouvez pas ici la réponse à votre question, écrivez-nous. Nous répondons toujours !
Au préalable : faire face aux risques d’un chantier
Les chantiers de bureaux comportent des risques.
Voici une liste des risques principaux à chaque étape du chantier. Nous verrons tout au long de cet article, comment les éviter.
Un projet de construction long et coûteux peut se révéler inadapté à l’usage, si tous les besoins n’ont pas été pris en compte dès le début. Par exemple, avez-vous prévu une cabine téléphonique à côté d’un open space pour pouvoir téléphoner sans déranger les collègues ? Lister vos besoins est la première étape du chantier : nous verrons tout d’abord comment rédiger un brief stratégique et fonctionnel pour réaliser un projet qui réponde parfaitement à vos attentes.
Les conséquences d’un oubli dans le brief initial peuvent se révéler coûteuses. Par exemple, avez-vous prévu les installations nécessaires au renouvellement de l’air, indispensables pour la bonne santé et la concentration des employés, et exigé par le Code du travail ? Une fois le chantier terminé, il sera impossible d’y revenir sans engager des coûts supplémentaires élevés. Nous verrons comment écrire un brief technique efficace, et ne rien laisser de côté.
Une mauvaise estimation peut doubler votre budget initial ! Les entrepreneurs engagés pour votre chantier ne manqueront pas de facturer des avenants pour tout ouvrage non prévu à l’origine. Nous verrons comment estimer correctement le coût des travaux.
Un entrepreneur peut mettre la clé sous la porte en plein milieu du chantier, et après avoir encaissé des acomptes importants. Nous verrons comment évaluer la solidité d’une entreprise de bâtiment avant de contracter avec elle.
Un conflit avec un entrepreneur peut enliser votre chantier. Comment entretenir de bonnes relations avec toutes les parties prenantes d’un chantier ? Comment échanger avec un entrepreneur lorsque l’on ne connaît pas les normes et les usages de son métier ? Nous verrons comment la maîtrise d’œuvre répond à cet enjeu.
Des artisans qui ne se sont parfois jamais rencontrés se retrouvent pour la première fois à coopérer sur un chantier. Pour éviter tout retard, il faut apporter un cadre au chantier : c’est la direction des opérations de travaux.
Après le chantier, il n’est pas rare de découvrir des malfaçons. Nous verrons comment traiter ce risque avec la réception de chantier, la garantie de parfait achèvement et la retenue de garantie.
Étape 1 : Définir ses besoins : le brief de chantier
Tout commence par des mots.
Un chantier de rénovation de bureaux nécessite de gérer une grande quantité d’informations, qui vont évoluer dans le temps et que vous allez devoir partager avec les parties prenantes du projet. Écrivez la liste de vos besoins : cette liste servira de base à votre brief. Feuille de papier ou logiciel spécialisé, n’importe quel support fera l’affaire !
Pour gagner du temps et ne rien oublier, nous vous conseillons de rédiger ce document dans cet ordre :
Le brief stratégique ;
Le brief fonctionnel ;
Le brief technique.
Cet exercice, très simple en apparence, est très important : si vous ne définissez pas vos besoins de manière exhaustive dès le départ, il sera énergivore et coûteux de revenir en arrière une fois le chantier en cours. Il faut penser à chaque détail, des couleurs à la lumière, en passant par le son.
Par exemple, la gestion du bruit est souvent négligée dans les projets de rénovation d’espaces de travail. Or, c’est primordial : la pose de barrières d’isolation acoustique évitera que le son des voix ou du téléphone ne traverse les cloisons entre les bureaux. Cet oubli vous expose à une prolongation des travaux et à un risque en termes de qualité : il faudra démonter les faux plafonds et les remplacer, ce qui est une opération complexe. Celle-ci vous sera de plus facturée en sus de l’estimation initiale.
Prendre le temps de décrire les résultats attendus est donc essentiel à la réussite de votre rénovation.
Notre agence propose une consultation gratuite pour réaliser le brief de votre chantier. Prenez rendez-vous avec un architecte d’intérieur.
Étape 2 : S’inspirer : les tendances d’aménagement de bureaux
S’inspirer, regarder ce qui se fait ailleurs : c’est essentiel pour concevoir un espace de travail qui s’inscrit dans la tendance. Et quoi de moins enthousiasmant qu’un nouveau bureau qui n’en a pas l’air ?
Avec la pandémie de covid-19, les tendances d’aménagement en 2020 ont pris une inflexion hygiéniste : cloisons et distanciation sociale sont de mise. Et l’hybridation des espaces s’accentue : alors que le télétravail fait entrer le bureau à la maison, c’est aussi la maison qui s’invite au bureau avec les espaces de coworking multiservices, par exemple.
Côté décoration, le classique haussmannien, le minimalisme ou l’industriel rétro font partie des tendances actuelles. À vous de choisir celle qui vous convient !
Étape 3 : Dessiner le plan d’aménagement de vos travaux bureaux
Chaque lieu est unique. Des bureaux vivants, ce sont des espaces de travail qui s’inscrivent dans l’histoire du lieu.
Étudier le contexte spatial est la première étape de la planification : il faut analyser l’orientation, l’éclairage naturel, la circulation, l’isolation acoustique par rapport aux voisins, l’acoustique générale de l’endroit.
Les normes d’aménagement, le Code du travail et les règles d’urbanisme doivent également être appréhendés.
Là encore, pour ne rien laisser au hasard, nous procédons dans cet ordre :
Le mesurage de l’espace par scanner 3D ou à la main ;
La vérification des normes d’aménagement des bureaux ;
La gestion des démarches administratives ;
L’esquisse du projet ;
L’Avant-Projet Sommaire (APS) ;
L’Avant-Projet Détaillé (APD) ;
Et enfin, le space planning complet de votre futur bureau !
Étape 4 : Estimer le budget des travaux de rénovation
Estimer le coût d’un projet de rénovation peut se faire de deux manières.
Première méthode : estimer le coût de votre chantier selon le prix moyen au mètre carré. À Paris, par exemple, on constate que la rénovation d’un espace de travail coûte en moyenne entre 600 et 100 euros le mètre carré.
Deuxième méthode : estimer le coût de votre chantier selon le prix moyen du poste. À Paris, ce prix se situe entre 1200 et 2000 euros.
L’estimation reste approximative : pour déterminer un prix plus précis, il convient de faire réaliser un chiffrage par un expert. Celui-ci réalise une étude de faisabilité, qui comprend notamment l’analyse des locaux existants et la conception d’un APS (Avant-Projets Sommaire). Cette étude, qui est la plus complète, permet d’estimer le prix global de votre chantier à 10 % près
Étape 5 : Contractualiser : cahier des charges des travaux et acte d’engagement
Une fois le projet conçu et les coûts estimés, c’est toute la partie juridique et commerciale qu’il convient de régler.
Vous avez ici deux options :
Contractualiser vous-même avec les entrepreneurs : cela vous fait perdre la main sur la rédaction des clauses, qui ne seront pas forcément rédigées à votre avantage. Par exemple, le rythme des acomptes ou les modalités de cessation du chantier en cas d’aléas, sont importants à vérifier si vous contractez directement avec les entrepreneurs.
Opter pour le recours à l’expertise d’un maître d’œuvre : le maître d’œuvre est le chef d’orchestre de votre chantier. Il s’occupera de toutes les tâches techniques et commerciales, et agira toujours dans votre intérêt.
Si vous optez pour cette dernière solution, vous ne contractualisez pas directement avec les entrepreneurs : vous signez un acte d’engagement, dont les conditions sont définies par le maître d’œuvre. Ce document engage les parties prenantes à se conformer aux clauses du cahier des charges et à respecter le prix fixé. C’est ce que nous vous conseillons : de cette façon, vous ne dépendez pas des conditions fixées par les entrepreneurs.
Plusieurs documents officialisent vos relations avec les entreprises exécutantes et permettent d’engager concrètement le chantier.
Le cahier des charges est le document qui comprend la description des ouvrages : on l’appelle aussi CCTP (Cahier des Clauses Techniques Particulières). C’est un document dont la rédaction minutieuse est extrêmement importante : tout oubli peut entraîner un risque financier important pour votre chantier.
La description complète du déroulé du chantier et tous les aspects financiers sont compris dans le CCAP (Cahier des Clauses Administratives Particulières).
Étape 6 : Planifier : le planning des travaux
Avant d’engager vos travaux, une planification fine de chaque étape du chantier est nécessaire. Il faut donc établir un planning prévisionnel : il s’agit d’un document qui recense toutes les étapes du chantier, avec leur durée et leur coût. Il permet également de préciser les responsabilités de chaque acteur du chantier.
Le plus efficace est de réaliser ce document à l’aide d’un logiciel. Chez arnold — architectes d’intérieurs, nous utilisons le BIM (Building Information Modeling). C’est un outil de modélisation graphique qui combine données et planification : il permet de centraliser toutes les informations, de la description des ouvrages aux étapes de chantier, en un seul endroit.
Étape 7 : Réaliser : un chantier qui respect la qualité, les coûts et les délais attendus
Avant de démarrer un chantier, vous devez accomplir quelques démarches : constat d’huissier avant travaux, dépôt de la déclaration de travaux ou encore étude du règlement de copropriété. Celles-ci sont à réaliser obligatoirement.
Un chantier bien mené, c’est l’organisation habile des relations entre de nombreux acteurs :
Le maître d’œuvre (MOE) : il est responsable de la réalisation et de la gestion du projet. Ce rôle est, la plupart du temps, tenu par l’architecte d’intérieur.
L’entrepreneur (ou entreprise générale) : il s’agit de l’entreprise qui exécute les travaux. Il n’assure ni la conception ni le suivi de chantier.
Les bureaux d’études techniques (BET) : ce sont des ingénieurs, chargés de la conception de toutes les installations techniques de votre espace de travail : isolation, chauffage, climatisation, désenfumage.
Le bureau de contrôle : il est chargé de vérifier le respect des normes de construction : normes incendie, accessibilité des personnes en situation de handicap ou encore normes acoustiques. Son intervention est obligatoire pour certains chantiers, notamment ceux des Immeubles Grande Hauteur (IGH).
Le coordonnateur SPS (Sécurité et Protection de la Santé) : il a pour la mission de protéger les personnes travaillant sur le chantier. Il est désigné par le maître d’ouvrage (c’est-à-dire, vous).
Il faut également penser aux relations avec vos futurs voisins ! Un chantier impacte directement les personnes vivant à proximité et les entreprises installées autour.
La présence de toutes ces parties prenantes nécessite de penser le pilotage du chantier, qu’il vaut mieux déléguer à un maître d’œuvre pour éviter tout pépin. Notre agence possède cette expertise : nous sommes à la fois architectes d’intérieur concepteurs et maîtres d’œuvre.
Une fois les travaux terminés, c’est la réception de chantier : l’architecte d’intérieur assiste le client pour toutes les démarches de clôture.
Étape 8 : Évaluer : et après les travaux
Après les travaux, notre agence vous propose un accompagnement qualité d’une année entière : nous nous engageons à gérer le moindre problème durant cette période. Il s’agit d’une garantie de parfait achèvement, qui vous assure de la bonne exécution des travaux. À l’issue de cette année, nous vous proposons également un rendez-vous de clôture, qui permet de faire le point sur la réalisation et le bon fonctionnement de toutes les installations.
Autre moyen de vous assurer de la bonne exécution des travaux : la retenue de garantie. Si elle est prévue au contrat, elle permet au maître d’ouvrage (le client) de retenir le paiement de certaines sommes, si les travaux n’ont pas été réalisés comme prévu.
Enfin, l’assurance décennale (ou garantie décennale), obligatoire, garantit la réparation d’éventuels dommages survenus dans les dix ans à compter de la réception des travaux.
Qui sommes-nous ?
L’agence arnold — architectes d’intérieur est spécialisée dans la création d’espaces de travail. Fondée en 2009 par l’architecte d’intérieur Eliel Arnold, elle conçoit et réalise des coworkings, des centres d’affaires, des bureaux, des Coffices, des fablabs, des tiers lieux et des Immeubles de Grande Hauteur (IGH).
Le concept de l’agence ? Des bureaux vivants ! Respectueux des usages, adaptés aux évolutions des modalités de travail, mobilisant les caractéristiques naturelles de l’espace et s’inscrivant dans l’histoire du lieu.
Forte de 10 000 m² d’espaces de travail, tels que l’Institut Curie, la Tour Boucry, ou encore les bureaux de Celine (LVMH), notre agence apporte quotidiennement les problématiques liées à l’aménagement de bureaux à Paris. Nous partageons ici notre méthode de travail, qui est le fruit de notre expérience sur les chantiers.
Vous avez besoin de rénover vos bureaux ou souhaitez aménager un espace de travail ?