l’accueil dans les espaces de travail
L’accueil constitue la première impression et la dernière, il est donc essentiel de porter une attention particulière à cet espace. Il doit s’adapter aux besoins des visiteurs tout en correspondant à l’image de l’entreprise.
Les fonctions de l’espace d’accueil
L’humain d’abord !
L’accueil c’est “une fonction, un processus, un service qui consiste à recevoir les gens venus de l’extérieur et à les diriger ou les guider de manière à ce qu’ils trouvent ce qu’ils sont venus chercher.” (“Les règles d’or de l’accueil” Catherine CUDICIO).
Si nous devions reconstituer les impressions d’un visiteur qui vient dans une entreprise, la première étape serait une première image du lieu de la société. Il poursuit sa route et arrive au niveau de l’accueil. Très rapidement il se fait un avis : l’organisation, le personnel, la décoration, l’agencement... Il expérimente enfin le côté relationnel des salariés. Durant tout ce parcours qui ne dure que quelques minutes le visiteur s’est déjà fait une opinion de votre entreprise. Voilà pourquoi il est essentiel de chouchouter cet espace qui fait office de vitrine de votre établissement et de ses valeurs.
Il ne faut pas oublier que chaque accueil doit être pensé différemment en fonction de la nature de l’entreprise. On ne s’attend pas à être reçu de la même manière dans une banque que dans une agence de voyage par exemple !
L’accueil est le plus souvent associé avec un espace d’attente. On veillera alors à faire la part entre le comptoir d’accueil et le travail que fournissent les hôte(sse)s et l’espace d’attente qui sera plus cosy, tout en permettant aux visiteurs d’éventuellement continuer à travailler (envoyer des mails, téléphoner,…). L’accueil comme son espace d’attente se doivent donc de refléter les valeurs et l’ambiance de l’entreprise. Pour cela, on veillera à personnaliser ces lieux par de la signalétique, des couleurs de la charte graphique de l’entreprise mais aussi des éléments décoratifs design, des produits phares, … Ces espaces constituent les prémices de messages que l’entreprise peut faire passer. En effet, le visiteur peut s’informer sur la société via des prospectus mais également suivant l’agencement et les éléments mis à dispositions.
les questions à se poser pour définir un bon accueil
La conception de cet espace ne passe pas forcément en premier plan et pourtant il va être la première impression que le visiteur aura de votre entreprise alors posez-vous les bonnes questions !
Avant tout, il faut déterminer qui se chargera d’accueillir les visiteurs dans votre entreprise. Est-ce une personne que vous engagez spécialement, un(e) hôte(sse)s d’accueil ? Est-ce le dirigeant ou la dirigeante? mais doit-t-il se charger d’accueillir tout le monde ?... Et quel est le type de personne qui est susceptible de venir ? (famille, grand public, personnalités,...). Une estimation du nombre de visiteurs que vous comptez accueillir et du temps que ceux-ci passeront dans cet endroit vous aidera également à prévoir une surface adaptée.
Toutes ces questions vont servir à définir votre cahier des charges.
Il sera peut-être nécessaire d’insonoriser ce lieu pour offrir plus de confidentialité ou pour ne pas gêner les travailleurs de l’entreprise s’ils se trouvent juste à côté. Un accueil se trouvant très souvent proche de l’entrée, il faudra peut-être considérer une isolation thermique via un sas qui apportera un confort nécessaire aux visiteurs comme aux hôte(sse)s. On pourra y ajouter un tapis de propreté qui apportera également une dimension acoustique au besoin.
Passons maintenant de l’autre côté de la borne (s’il y en a une). Il y a une ou plusieurs personnes pour qui cet espace constitue leur espace de travail. De quels équipements auront-elles besoin ? (technologique, téléphonique, rangements, …)
Les Hôte(sse)s d’accueil ont un rôle très important pour l’image de l’entreprise. Ils apportent la première image de l’établissement. C’est via leurs interactions, leurs attitudes que l’opinion du visiteur va se faire.
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