space planning de bureaux : comment optimiser l’organisation de votre espace de travail ?

 

 

I - Les bases du space planning : pourquoi ? Comment s’y mettre ? Quelles étapes ?

  1. Qu’est-ce que le space planning ? Faut-il recourir à un architecte d’intérieur ou à un space planner ?

  2. Le space planning : et concrètement ?

II - Planifier l’organisation de votre espace selon son type : bureaux privés, coworking ou centre d’affaires - espace multiservices

  1. Space planning des bureaux privés : un espace 100 % sur mesure

  2. Coworking : un space planning pour espace public

  3. Centre d’affaires et espaces multiservices : le futur des espaces de travail ?

 

 

i - Les bases du space planning : Pourquoi ? Comment s’y mettre ? Quelles étapes ?

1. Qu’est-ce que le space planning ? Faut-il recourir à un architecte d’intérieur ou à un space planner ?

Le space planning est une étape dans la création d’un espace de travail, devenue aujourd’hui particulièrement importante. En effet, depuis une trentaine d’années, les espaces de travail se transforment avec l’évolution des usages, les réductions de coûts et la montée des enjeux de bien-être au travail : adieu aux bureaux uniformes et impersonnels, place aux espaces adaptés, à l’organisation finement pensée.  

Étape essentielle du travail de l’architecte d’intérieur, le space planning consiste tout simplement à organiser un espace : il s’agit de dessiner l’agencement du futur intérieur et d’en sélectionner les éléments (mobilier, décoration, espaces de passage…). Pour des bureaux, il faut entre autres répondre aux questions suivantes : comment aménager l’espace de manière à maximiser le bien-être des usagers ? Comment diviser l’espace selon les différentes activités ? Comment disposer le mobilier et les postes de travail de manière optimale, c’est-à-dire, en pensant l’économie de l’espace face au bien-être des personnes et au respect de leurs usages ?

S’il est possible de penser le space planning de son bureau personnel sans être accompagné, l’aide d’un professionnel devient nécessaire lorsque l’aménagement impacte toute une entreprise, voire plusieurs. Les enjeux dépassent la seule décoration d’intérieur : normes à respecter, installations techniques à mettre en place, bien-être et productivité des salariés… Autant de points d’attention qui demandent une expertise spécifique.

Mais à quel professionnel faut-il faire appel pour le space planning de ses bureaux, coworking ou encore centre d’affaires ? Sur le marché actuel, vous aurez principalement le choix entre des space planners et des architectes d’intérieur. Voici quelques éléments à prendre en compte pour faire votre choix :

  • Tout professionnel, space planner ou architecte d’intérieur, qui n’est pas spécialisé dans l’aménagement de bureaux, n’aura pas l’expertise suffisante pour planifier l’organisation d’un espace de travail. Celui-ci demande une connaissance avancée des usages au travail, des tendances mais aussi des normes spécifiques aux lieux de travail. Il est donc conseillé de faire appel à un professionnel spécialisé.

  • « Space planner » est une dénomination récente, désignant un professionnel de l’organisation de l’espace. S’il peut paraître comme la meilleure option pour qui souhaite simplement réaménager son bureau ou coworking, sans grands travaux, il faut avoir à l’esprit que cette dénomination est fréquemment utilisée par les entreprises de vente de mobilier, qui proposent un service annexe à leur activité principale, d’où un possible conflit d’intérêts. En effet, les meubles utilisés pour votre bureau proviendront de son catalogue, et ne seront donc pas forcément les mieux adaptés à votre espace.

  • L’architecte d’intérieur est un professionnel de l’aménagement d’intérieur : le space planning fait partie intégrante de son travail. Contrairement au space planner, l’architecte d’intérieur aura une vision globale du processus de conception et son sens des volumes lui permettra de bien dimensionner les espaces vides, essentiels pour concevoir un bureau vivant. De plus, son indépendance — l’architecte d’intérieur n’est pas affilié à une marque — vous garantit une démarche qui place vos intérêts au début du processus : les usages dictent la disposition et le choix des éléments, et non l’inverse.

2.Le space planning : et concrètement ?

Dans les faits, voici comment l’architecte d’intérieur élabore le space planning d’un espace de travail :

  • Première étape : la compréhension du besoin et le diagnostic de l’espace existant. L’objectif principal de cette étape : comprendre les usages ayant cours dans ces bureaux. Partir des usages garantit une planification respectueuse des manières de travailler individuelles comme collectives, donc susceptible de favoriser la productivité et le bien-être des personnes. L’analyse de l’existant s’effectue quant à elle via des relevés sur place et un diagnostic technique complet des installations.

  • Deuxième étape : le dessin du plan, modélisant la disposition des éléments. Il existe plusieurs types de plans, qui répondent à différentes questions. Par exemple, il peut être judicieux de débuter par un plan « à bulles », qui consiste à diviser le plan 2D de votre espace de travail en cercles, assignant à chaque morceau d’espace un usage spécifique. Pour la disposition des postes de travail, un space planning original peut être de les penser en spirale, pour un effet de dynamisme qui casse la monotonie. Citons aussi le projet Beta, de la marque Tecno Spa : un système de bureau adaptable et évolutif, où le lieu de travail est pensé comme un véritable environnement, qui doit s’ajuster aux comportements des personnes qui y évoluent. Enfin, cette étape de modélisation fixe la charte couleur des bureaux, en accord avec l’identité de l’entreprise ou de l’espace de coworking occupant les lieux.

  • Dernière étape : la sélection et l’achat des éléments correspondant au cahier des charges. Une fois les éléments virtuellement disposés, il s’agit de trouver le meilleur rapport qualité-prix chez les fournisseurs pour établir un devis.

II - Planifier l’organisation de votre espace selon son type : bureaux privés, coworking ou centre d’affaires

Avec l’éclatement des usages et la généralisation du travail nomade, les bureaux se sont diversifiés. Coworking, coffices, centres d’affaires ou bons vieux bureaux privés, chaque espace de travail comporte ses challenges d’aménagement et ses points particuliers d’attention à considérer. Focus sur le space planning de trois types d’espaces de travail : les bureaux privés, le coworking et le centre d’affaires.

1.Space planning de bureaux privés : un espace 100 % sur mesure

Le challenge : conjuguer usages individuels et politique interne de l’entreprise

Les points d’attention : l’image de marque, la répartition des bureaux selon les exigences internes, les questions relatives aux statuts des usagers

Espace réservé à une entreprise, les bureaux fermés constituent encore une grande partie des espaces de travail actuels. Pour l’architecte d’intérieur, cela signifie tout d’abord qu’il sera réalisé 100 % sur mesure pour une entreprise, en partant des besoins individuels des usagers, mais aussi collectifs, notamment au niveau des départements pour les grandes entreprises.

L’importance de la charte couleur prend toute son ampleur dans ce cadre : elle doit refléter l’image de l’entreprise. Cette image de marque s’exprime aussi par d’autres aspects : choix des matériaux, décoration (par exemple, des œuvres d’art), volumes (élégance des grands volume ou chaleur de bureaux à taille humaine ?), types d’espaces annexes (que met-on dans la salle de repos ?).

Le space planning des bureaux privés doit également prendre en compte l’organigramme de l’entreprise : des questions de statuts (bureaux plus grands pour un dirigeant, ou tous logés à la même enseigne ?), de politique interne mais aussi de praticité (quels départements travaillent fréquemment ensemble et doivent être placés côte à côte ?) sont en jeu.

2.Coworking : un space planning pour espace de travail ouvert au public

Le challenge : maximiser le bien-être d’usagers nomades

Les points d’attention : les espaces de circulation, les espaces de retrait, la confidentialité

À l’opposé des bureaux privés, on trouve l’espace de coworking. Initialement conçu pour accueillir les petites entreprises et les travailleurs indépendants de manière flexible, le coworking, aujourd’hui très en vogue, voit de plus en plus de Business Units de grands groupes intégrer leurs murs, pour stimuler l’innovation.

L’open space est le lieu d’implantation des postes d’un coworking. Ceux-ci doivent être pensés de manière individuelle, avec une attention particulière aux espaces de circulation, dans un lieu où les déplacements des personnes se multiplient. Les postes de travail doivent être avant tout ergonomiques : on oublie les chaises de récupération, qui ne sont pas adaptées à une posture assise de plusieurs heures par jour.

Autre point à prendre en compte : la planification d’espaces de retrait. Cabines téléphoniques isolées, salles de réunion, salles de travail individuelles, salles de pause… Délimiter et aménager ce type de zones est primordial dans un espace de travail collectif. Indispensables pour le bien-être des usagers, ces espaces fermés au sein d’un lieu de travail ouvert peuvent aussi résoudre les problématiques de confidentialité des entreprises présentes.

Pour plus d’éléments sur l’aménagement d’un coworking, nous avons rédigé un article dédié.


3.Centre d’affaires : des espaces multiservices

Le challenge : le choix et le space planning des services proposés

Les points d’attention : les espaces collectifs, qui doivent être propices aux échanges, les tendances en design d’espace

À mi-chemin entre les bureaux classiques et le coworking complètement ouvert, le centre d’affaires est constitué de bureaux privatifs à chaque entreprise et d’espaces communs, offrant des services plus ou moins sophistiqués. De la minimale machine à café aux crèches, en passant par la conciergerie ou l’espace de détente avec babyfoot, le challenge est de choisir les bons services, mais aussi de planifier leur disposition spatiale et leur design pour les rendre attractifs. Il est donc essentiel de connaître les tendances en matière d’aménagement des espaces de travail. Par exemple, le design biophilique, qui consiste à ajouter des éléments végétaux dans les espaces de travail, est une démarche aisément applicable pour rendre vos bureaux vivants.

En ce qui concerne les espaces communs, ceux-ci sont à valoriser comme des espaces de rencontre plutôt que de simple passage. Favorisez les moments de pause, donnez envie aux usagers de sortir de leur bureau privé ! Des espaces communs bien agencés deviendront une occasion d’échanger, de networker : donc une raison de plus pour les entreprises du centre d’affaires de ne pas aller chercher de nouveaux locaux. Table à manger unique avec bancs, sofas qui communiquent entre eux dans le hall d’entrée, espace café en rooftop… Les options ne manquent pas, reste à choisir celles qui sont les plus susceptibles d’attirer et de retenir votre clientèle dans le centre d’affaires.

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